Page 18 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 18
17
ส่วนหัวหนังสือ ประกอบด้วย ชื่อเรื่อง และค าขึ้นต้น ซึ่งจะต้องเขียนให้ถูกต้องตามฐานะของผู้รับ
หนังสือ
ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป ต้องเขียนเริ่มต้นด้วยค าเหมาะสม อ้างเหตุที่มีหนังสือไป ใช้สรรพนามให้
เหมาะสม
ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ต้องเขียนให้ตรงกับลักษณะของเรื่องและจุดมุ่งหมายที่มีหนังสือไป
ส่วนท้ายหนังสือ ต้องเขียนค าลงท้ายในหนังสือภายนอก ภายใน ให้ถูก และเขียนรายการอื่นๆ ใน
หนังสือทุกชนิดให้ถูกต้อง
1. การเขียนข้อความในส่วนหัวหนังสือ
ส่วนหัวของหนังสือมีสิ่งส าคัญที่ต้องเขียนอยู่ 2 อย่าง ได้แก่ “เรื่อง “และ “ค าขึ้นต้น”
1.1 “เรื่อง” คือ ให้สรุปใจความส าคัญของหนังสือให้สั้นที่สุด แล้วน ามาก าหนดเป็นชื่อเรื่อง ชื่อ
เรื่องจึงต้องสอดคล้องกับข้อความของหนังสือถ้าเคยมีหนังสือติดต่อกันมาก่อนแล้ว ให้ใช้ชื่อเรื่องเดิม
ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณก าหนดว่า กรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง ปกติ
ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เพื่อเก็บคนอ้างอิงได้ง่าย แต่ถ้าหนังสือฉบับเดิม เขียนชื่อเรื่องไม่ดี ไม่ถูก จะ
ปรับปรุงถ้อยค าให้ดี ถูกต้องก็ได้ กรณีหนังสือฉบับเดิมอาจเป็นขออนุมัติ ขออนุญาต ขอผ่อนผัน ขอความ
อนุเคราะห์ หรือขอเงิน หรือสิ่งของใด ๆ เช่น หนังสือฉบับเดิม อาจใช้ชื่อเรื่องว่า “ขออนุมัติ……” ถ้าหนังสือที่
ตอบใช้ชื่อเรื่องเดิม เสมือนผู้ตอบกลับเป็นผู้ขอไปยังผู้ขออีกควรปรับปรุงชื่อเรื่องที่ตอบไป โดยเติมค าว่า “การ”
ลงไปข้างหน้าเป็น “ การขออนุมัติ...”
ในกรณีปฏิเสธ ไม่ควรใช้ชื่อเรื่องในลักษณะปฏิเสธว่า “ไม่อนุมัติ….” “ไม่อนุเคราะห์” ให้ใช้
ค าว่า “การ” น าหน้า
1.2 “ค าขึ้นต้น” ใช้ทั้งในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ตามที่ก าหนดไว้
ในระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
2. การเขียนข้อความในส่วนเหตุที่มีหนังสือไป
เหตุที่มีหนังสือไป คือ ข้อความที่ผู้มีหนังสือไปแจ้งไปยังผู้รับหนังสือเป็นการบอกกล่าวว่าเหตุใดจึง
ต้องมีหนังสือไป ซึ่งจะเขียนย่อหน้าต่อจากค าขึ้นต้น อาจกล่าวถึงเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียว แล้วก็แจ้ง
จุดประสงค์ หรือกล่าวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาตอนหนี้ และเรื่องสืบเนื่องต่อมาอีกตอนหนึ่งแล้วก็แจ้ง
จุดประสงค์ หรือกล่าวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมรตอนหนึ่ง เรื่องสืบเนื่องต่อมาอีกตอนหนึ่ง และผลสืบเนื่อง
ต่อไป หรือเรื่องเกี่ยวข้องอีกตอนหนึ่ง แล้วก็แจ้งจุดประสงค์ แล้วแต่กรณี
ค าเริ่มต้นแจ้งเหตุที่มีหนังสือไป จะเริ่มต้นด้วยค าใดค าหนึ่ง ใน 5 ค านี้ คือ
ด้วย ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับ
หนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น โดยเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ
เนื่องจาก ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับ
ผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น และต้องการอ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จ าเป็นต้องมีหนังสือไปเพื่อให้ผู้รับด าเนินการ
อย่างใดอย่างหนึ่ง
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
