Page 21 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 21
20
เหตุผลในการที่ต้องปฏิเสธค าขอควรแจ้งเหตุผลในการที่ต้องปฏิเสธให้ผู้ขอเข้าใจ
การร่างหนังสือที่มีลักษณะเป็นการสั่งการ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือสั่งการตามระเบียบหรือร่างเป็น
หนังสือราชการประเภทอื่น ต้องมีข้อตกลงอันเป็นเหตุเป็นผลเช่นเดียวกัน ใช้ค าต้องให้รัดกุมอย่าเปิดช่องให้
ตีความได้หลายนัย ซึ่งอาจท าให้เข้าใจผิด และควรใช้ถ้อยที่ผู้รับค าสั่งสามารถปฏิบัติได้เพื่อให้ค าสั่งนั้นได้ผลสม
ความมุ่งหมาย ข้อความที่เป็นเหตุในค าสั่งจะมีประโยชน์ในการช่วยแสดงเจตนารมณ์ของการสั่งให้ชัด เพื่อสะดวก
ในการตีความ และท าให้ผู้ปฏิบัติรู้ความหมายชัด ช่วยให้ปฏิบัติได้ถูกต้องและอาจพิจารณาแก้ไขปัญหาได้เมื่อมี
อุปสรรค ก่อนร่างควรพิจารณาค้นคว้าว่ามีกฎหมายให้อ านาจสั่งการได้แล้วประการใด ค าสั่งต้องไม่ขัดกับ
กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ถ้าขัดกับค าสั่งเก่าต้องยกเลิกค าสั่งเก่าเสียก่อน
การร่างหนังสือประช าสัมพันธ์ เช่น ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว จะต้องร่างตามแบบที่ก าหนดไว้
ส่วนข้อความต้องสมเหตุสมพล เพื่อให้ผู้อ่านนึกคิดคล้อยตามเจตนาที่ต้องการ อย่าให้มีข้อขัดแย้งกันในฉบับนั้น
หรือขัดแย้งกับฉบับก่อนเว้นแต่เป็นการแถลงแก้ ทั้งนี้ควรใช้ถ้อยค าสุภาพ
ดังนั้น เพื่อความสะดวกในการเขียนร่าง ผู้บังคับบัญชาอาจก าหนดตัวอย่างให้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติ
ได้ แต่เพื่อการประหยัด กระดาษร่างจะใช้กระดาษที่มีอยู่ แม้แต่กระดาษพิมพ์แล้วหน้าหนึ่งและไม่ใช้ อาจใช้อีก
หน้าหนึ่งเป็นกระดาษร่างหนังสือก็ได้ไม่จ าเป็นต้องใช้แบบกระดาษร่างโดยเฉพาะ
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
