Page 13 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 13
12
(2) ในกรณีที่บุคคลที่เอกสารลับนั้นระบุชื่อหรือต าแหน่ง ยังไม่สามารถด าเนินการต่อเอกสารได้
ในทันที ให้น าเอกสารลับที่สุดหรือลับมากนั้นมาเก็บไว้ตามระเบียบการเก็บรักษาเอกสารลับที่สุดและลับมาก
เอกสารชั้นลับที่จ่าหน้าซองหรือซองชั้นในระบุถึงต าแหน่งให้บุคคลที่ครองต าแหน่งนั้นหรือผู้ที่
ได้รับมอบหมายหรือนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ หรือผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับเป็นผู้เปิดซอง
และลงชื่อในใบเอกสารลับ ถ้าจ่าหน้าซองหรือซองชั้นในระบุถึงบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพร้อม
ต าแหน่ง แล้วให้ผู้ถูกระบุชื่อที่หน้าซองหรือผู้ได้รับมอบหมายโดยตรงเท่านั้นเป็นผู้เปิดและลงชื่อในใบรับ
เอกสารลับ ส าหรับเอกสารชั้นลับ ที่ใส่ซองชั้นเดียวให้ เจ้าหน้าที่ผู้เปิดซองเอกสารนั้นให้แก่นายทะเบียน
ข้อมูลข่าวสารลับหรือผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับทันที
ในกรณีที่มีระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ ก าหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสาร
บรรณไว้ประการใดให้ถือปฏิบัติตามนั้น
การจ่ายหนังสือ
การจ่ายหนังสือภายในส่วนราชการหรือหน่วยงาน คือ การจ่ายเรื่องให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง
ได้แก่ หัวหน้าฝ่าย หัวหน้างาน และผู้ปฏิบัติ ได้รับทราบเรื่องราวที่จะต้องด าเนินการและจ่ายเรื่องให้แก่
เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องเพื่อน าไปปฏิบัติ มีแนวปฏิบัติดังนี้
1. เมื่อเจ้าหน้าที่รับ – ส่ง น าแฟ้มหนังสือเข้าใหม่จากผู้บังคับบัญชาหรือผู้ได้รับมอบหมายไป
มอบให้หัวหน้างานธุรการ หัวหน้างานสารบรรณ หรือผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จ่ายเรื่อง ซึ่งจะเป็นผู้จ่าย
เรื่องให้แก่เจ้าของเรื่องด าเนินการ โดยให้ลงชื่อรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับไว้เป็นหลักฐาน
2. การจ่ายเรื่องต้องจ่ายทันที ให้ทันก าหนดเวลา
3. ผู้มีหน้าที่จ่ายเรื่อง เมื่อพิจารณาหนังสือก่อนจ่ายแล้วเห็นว่าเรื่องใดมีความส าคัญ ควรบันทึก
ช่วยจ าเพื่อสามารถติดตามเรื่องได้ทันเวลา
การส่งหนังสือ
หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามที่ก าหนดไว้ในส่วนนี้
1. ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่งเรื่อง
ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก
2. เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
2.1 ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่ง โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
2.1.1 ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันที่ เดือน ปีที่ลงทะเบียน
2.1.2 เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลาดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน
2.1.3 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจาของส่วนราชการเจ้าของเรื่องในหนังสือที่จะ
ส่งออก ถ้าไม่มีที่ดังกล่าว ช่องนี้จะว่าง
2.1.4 ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะส่งหนังสือออก
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
