Page 23 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 23
22
11.3 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่
ออกหนังสือ
11.4 เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือ
ต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
11.5 ค าขึ้นต้น ให้ใช้ค าขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้ค าขึ้นต้น สรรพ
นามและค าลงท้าย ที่ก าหนดไว้ในภาคผนวก 2 แล้วลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่มี
ถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับต าแหน่งหน้าที่
11.6 อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการ ผู้รับ
หนังสือได้รับมาก่อนแล้วจะจากส่วนราชการใดก็ตามโดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ
วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น
การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็น
สาระส าคัญต้องน ามาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย
11.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสารหรือบรรณสารที่ส่ง
ไปพร้อมกับหนังสือนั้นในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
11.8 ข้อความ ให้ลงสาระส าคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย
ประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
11.9 ค าลงท้าย ให้ใช้ค าลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้ค าขึ้นต้น สรรพ
นาม และค าลงท้าย ที่ก าหนดไว้ในภาคผนวก 2
11.10 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้
ลายมือชื่อ ตามรายละเอียดที่ก าหนดไว้ในภาคผนวก 3
11.11 ต าแหน่ง ให้ลงต าแหน่งของเจ้าของหนังสือ
11.12 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออก
หนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับหระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ทั้ง
ระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียง
ระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
11.13 โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออก
หนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย
11.14 ส าเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดท าส าเนาส่งไปให้ส่วนราชการ
หรือบุคคลอื่นทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีส าเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของ
ส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งส าเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้
พิมพ์ว่า ส่งไปตามรายชื่อแนบและแนบรายชื่อไปด้วย
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
