Page 17 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 17
16
3. แฟ้มรอเก็บ เรื่องในแฟ้มนี้เป็นเรื่องต่าง ๆ ที่เจ้าหน้าที่ปฏิบัติจัดท าเสร็จแล้วเพื่อรอส่งเก็บตาม
ระเบียบต่อไป ควรจัดหาแฟ้มรอเก็บไว้ให้มากพอกับจ านวนหนังสือเรื่องต่างๆ และจัดท าสารบาญเรื่องไว้ที่
หน้าปกหน้าด้านในด้วย
4. แฟ้มระเบียบปฏิบัติ เรื่องในแฟ้มนี้เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับระเบียบราชการต่างๆ หากจัดแบ่งเป็น 2
ประเภท คือ ระเบียบทั่วไปและระเบียบเกี่ยวกับการเงิน โดยแยกแฟ้มเก็บแล้วท าสารบาญเรื่องประจ าแฟ้มไว้ที่
ปกหน้าด้านในด้วย จะสะดวกต่อการค้นหา
การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้อง
ปฏิบัติต่อไปอีก โดยน าเรื่องจากแฟ้มรอเก็บในระหว่างปฏิบัติไปด าเนินการจัดเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ
ตามระเบียบต่อไป ซึ่งต้องจัดท าบัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี บัญชี
หนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเอง และบัญชีฝากหนังสือก ากับด้วย
การเก็บหนังสือเพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จ าเป็น
จะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ า ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศโดย
แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจ าเป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไป
ยังหน่วยเก็บของราชการตามระเบียบต่อไปนี้
การเก็บหนังสือราชการ เจ้าหน้าที่ต้องระมัดระวังหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส หาก
ช ารุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาส าเนามาแทน ถ้าช ารุดเสียหายจนไม่
สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย ถ้า
หนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือส าคัญที่เป็นการแสดงเอกสารสิทธิให้ด าเนินการแจ้ง
ความต่อพนักงานสอบสวน
การใช้ตราครุฑ
ตราครุฑมาตรฐาน มี 2 ขนาด
- ตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร
- ตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร
ตราชื่อส่วนราชการที่ใช้เป็นหนังสือประทับตรา มีรูปวงกลมซ้อนกัน เส้นผ่านศูนย์กลางวงนอก 4.5
เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตรล้อมครุฑ
หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการ
หนังสือราชการมีโครงสร้างส าคัญ 4 ส่วนดังนี้
1. ส่วนหัวหนังสือ
2. ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป
3. ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
4. ส่วนท้ายของหนังสือ
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
