Page 16 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 16
15
การท าส าเนาเอกสาร
ส าเนา คือ เอกสารที่จัดท าขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ ไม่ว่าจะท าจากต้นฉบับ ส าเนาคู่ฉบับ หรือจากส าเนา
อีกชั้นหนึ่ง ในกรณีมีความจ าเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้นๆ เพิ่มขึ้น และไม่ได้จัดท าไว้หลายฉบับจ าเป็นต้อง
จัดท าส าเนาขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการท าได้ดังนี้
1. จัดท าพร้อมต้นฉบับ เช่น พิมพ์ต้นฉบับพร้อมส าเนาด้วยการใช้กระดาษคาร์บอน
2. วิธีถ่ายจากต้นฉบับ เช่น การถ่ายด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร
3. วิธี Scan ด้วยคอมพิวเตอร์
ส าเนาแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. “ส าเนาคู่ฉบับ” เป็นส าเนาที่จัดท าพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ ผู้ลงลายมือชื่อในต้นฉบับ
จะลงลายมือชื่อไว้ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือชื่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
2. “ส าเนา” เป็นส าเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดท าขึ้น ส าเนานี้อาจท าขึ้นด้วยการถ่าย คัด อัด
ส าเนา หรือด้วยวิธีอื่นใด ส าเนาชนิดนี้โดยปกติต้องมีการรับรองความถูกต้องด้วย
การรับรองส าเนา ให้มีค ารับรองว่า “ส าเนาถูกต้อง” โดยให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่า ขึ้น
ไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ท าส าเนานั้น ลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง ต าแหน่งและวัน เดือน ปี ที่
รับรอง และโดยปกติให้มีค าว่า “ส าเนา” ไว้ที่กึ่งกลางหน้าเหนือบรรทัดแรกของส าเนาหนังสือด้วย
หนังสือที่หน่วยงานจัดท าขึ้นควรมีสาเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่หน่วยงาน ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และมีชื่อเรื่อง ผู้ร่าง ผู้พิมพ์
และผู้ตรวจ ไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
หนังสือที่มีภาควิชา/หน่วยงานอื่นเกี่ยวข้องด้วย ถ่ายส าเนาแจ้งไปให้ทราบด้วยโดยท าเป็นหนังสือ
ประทับตรา หรือรองคณบดีฝ่ายบริหารลงนามแล้ว
การรับรองส าเนาถูกต้อง ให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไปที่เป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือ
ชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจงและต าแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือด้วย
การเก็บหนังสือราชการ
การเก็บหนังสือราชการ แบ่งออกเป็นการเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วและการเก็บ
ไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของ
เรื่อง โดยให้ก าหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ประการส าคัญจะต้องจัดแฟ้มส าหรับ
เก็บไว้ให้เพียงพอ อาจมีแฟ้มดังนี้
1. แฟ้มก าลังด าเนินการ บรรจุเรื่องที่อยู่ระหว่างปฏิบัติ หรือยังจัดท าไม่เสร็จตามภาระหน้าที่ (ใช้แฟ้ม
เดียวก็พอ)
2. แฟ้มรอตอบ เรื่องในแฟ้มนี้ระบายมาจากแฟ้มก าลังจัดท าเป็นเรื่องที่ปฏิบัติเสร็จในภาระหน้าที่ของ
เจ้าหน้าที่ขั้นตอนหนึ่งแล้ว แต่เรื่องยังปฏิบัติไม่จบต้องรอการตอบจากส่วนราชการอื่นอยู่
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
