Page 20 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 20
19
จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อโปรดเข้าใจตามนี้ด้วย
ค ายืนยัน จึงขอเรียนยืนยันมาเพื่อทราบ
จึงขอเรียนยืนยันข้อตกลงดังกล่าวมา ณ ที่นี้
ค าสั่ง จึงเรียนมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
จึงเรียนมาเพื่อด าเนินการต่อไป
ค าเตือน จึงขอเรียนเตือนมาเพื่อโปรดด าเนินการเรื่องนี้ให้เสร็จโดยด่วนด้วย
บัดนี้ล่วงเลยมานานแล้ว ยังไม่ได้รับรายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้แต่ประการใด จึงขอเรียน
เตือนมา บัดนี้ถึงก าหนดช าระค่าธรรมเนียมแล้ว จึงขอได้โปรดน าเงินจ านวน................. บาท ไปช าระภายใน
วันที่........................................................
ค าก าชับ จึงเรียนมาเพื่อจัดได้ปฏิบัติตามมติคณะรัฐมนตรีดังกล่าวโดยเคร่งครัดต่อไป
จึงเรียนมาเพื่อโปรดก าชับเจ้าหน้าที่ให้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ ขึ้นอีก
ค าถาม จึงเรียนมาเพื่อขอทราบว่า.........................................
ค าหารือ จึงขอเรียนหารือมาว่า...............................................
จึงเรียนมาเพื่อพิจารณาวินิจฉัย แล้วแจ้งผลให้ทราบด้วยจะขอบคุณมาก
การร่างหนังสือ
การร่างหนังสือ คือการเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือผู้ที่
ต้องการทราบหนังสือนั้น ก่อนที่จะใช้จัดท าเป็นต้นฉบับ
เหตุที่ต้องร่างหนังสือ เพื่อให้มีการตรวจแก้ไขให้เหมาะสมถูกต้องตามระเบียบแบบแผนเสียก่อน เว้น
แต่หนังสือที่เป็นงานประจ าปกติอาจไม่ต้องเสนอตรวจแก้ก็ได้
หลักการร่างหนังสือ คือ ผู้ร่างจะต้องรู้และเข้าใจให้แจ่มแจ้ง แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและความมุ่ง
หมายที่จะท าหนังสือนั้น โดยตั้งหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องที่จะร่างว่า อะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน ใคร ท าไม อย่างไร เป็นข้อๆ
ไว้การร่างให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์และข้อตกลง ถ้ามีหลาย
ข้อให้แยกเป็นข้อๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ความใดอ้างถึงบทกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ ค าสั่ง หรือ
เรื่องตัวอย่าง ต้องพยายามระบุให้ชัดเจน พอที่ฝ่ายผู้รับจะค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก การร่างควรใช้ถ้อยค าสั้น
แต่เข้าใจง่าย พยายามใช้ค าธรรมดาที่มีความหมายได้หลายทาง ส านวนที่ไม่เหมาะสมส าหรับใช้เป็นส านวน
หนังสือ ไม่ควรใช้ ควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง ข้อส าคัญต้องระลึกถึงผู้ที่จะรับ
หนังสือว่าเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป
การร่างหนังสือโต้ตอบ จะต้องร่างโดยมีหัวข้อตามแบบที่ก าหนดไว้ผู้ร่างจะต้องพิจารณาด้วยว่า
หนังสือนั้นควรจะถึงใครบ้าง หรือควรจะท าส าเนาให้ใครทราบบ้าง เป็นการประสานงานแล้วบันทึกไว้ในร่างด้วย
การอ้างเท้าความต้องพิจารณาว่า เรื่องที่จะร่างนี้ผู้รับหนังสือทราบมาก่อนหรือไม่ถ้าเคยทราบมาก่อนแล้วความ
ตอนใดที่เป็นเหตุก็ย่อลงได้ หรือถ้าเป็นการตอบหนังสือที่ผู้รับมีมา ข้อความเป็นเหตุเพียงแต่อ้างชื่อเรื่องก็พอ การ
ร่างหนังสือไม่ว่าจะร่างถึงผู้ใดก็ตาม ให้ใช้ถ้อยค าสุภาพ และสมกับฐานะของผู้รบ ถ้าเป็นการปฏิเสธค าขอควรแจ้ง
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
