Page 12 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 12
11
การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับ
1. การลงทะเบียนเอกสารลับ
ส่วนราชการต้องลงหลักฐานในทะเบียนเอกสารลับ เพื่อควบคุมการรับ การด าเนินการ การส่ง
การเก็บรักษา และแจกจ่ายเอกสารลับ ให้เป็นไปโดยถูกต้องและให้หัวหน้าส่วนราชการดังกล่าวแต่งตั้งบุคคล
ที่ได้รับความไว้วางใจและได้ผ่านการตรวจสอบประวัติและพฤติกรรมตามชั้นความลับที่จ าเป็นต้องปฏิบัติเป็น
เจ้าหน้าที่ควบคุมรับผิดชอบเรียกว่า “นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ” และ “ผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสาร
ลับ” ของส่วนราชการนั้น
หากมีความจ าเป็นก็ให้แต่งตั้งนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับและผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสาร
ลับของส่วนราชการนั้นในระดับรองลงมาได้ โดยให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าราชการดังกล่าวในวรรคแรก
2. เครื่องหมายแสดงชั้นความลับ
การแสดงชั้นความลับของเอกสารที่เป็นความลับ โดยปกติให้ประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้น
ความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารที่มีชั้นความลับนั้น ตัวอักษรต้องให้
แสดงไว้ที่หน้าแรกในลักษณะเช่นเดียวกัน ถ้าเอกสารนั้นเย็บเป็นเล่มเข้าปกให้ท าเครื่องหมายดังกล่าว ที่ด้าน
นอกของปกหน้าปกหลังด้วย ถ้าเป็นภาพเขียนแผนที่และแผนภูมิ ให้ประทับหรือเขียนอักษรแสดงชั้นความลับ
ในลักษณะเดียวกันกับเอกสารที่กล่าวมาแล้ว และแสดงไว้ใกล้ชื่อภาพหรือมาตราส่วนด้วย โดยให้ชั้นความลับ
นั้นปรากฏเห็นได้เด่นชัด ถ้าเอกสารนั้นม้วนหรือพับได้ก็ให้แสดงชั้นความลับไว้ให้ปรากฏเห็นได้ขณะที่เอกสาร
นั้นม้วนหรือพับอยู่ด้วย
3. การรับหนังสือลับ
การรับเอกสารชั้นลับที่สุดและลับมากที่จ่าหน้าซองหรือซองชั้นใน ระบุชื่อบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
โดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพร้อมกับระบุต าแหน่ง ให้บุคคลนั้นหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากผู้นั้นโดยตรงเป็นผู้เปิด
ซองและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ และน าเอกสารไปลงทะเบียนเอกสารลับหรือน าเสนอผู้ช่วยนายทะเบียน
ข้อมูลข่าวสารลับเสียก่อน จึงด าเนินการต่อไปได้ถ้าเป็นกรณีเร่งด่วนอาจด าเนินการไปก่อนแล้วให้น ามา
ลงทะเบียน
ถ้าจ่าหน้าซองหรือซองชั้นในระบุถึงต าแหน่งก็ให้ผู้ครองต าแหน่งหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากผู้
ครองต าแหน่งนั้น หรือนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ หรือผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับที่มีสิทธิ์เข้าถึง
เอกสารลับที่สุดและลับมาก เป็นผู้เปิดซองและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ และให้ผู้ด าเนินการลงทะเบียน
เช่นเดียวกัน
ในกรณีที่ผู้ได้รับมอบหมายหรือนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับเป็นผู้ลงชื่อในใบรับเอกสารลับและ
ลงทะเบียนแล้วให้ปฏิบัติ ดังนี้
(1) น าเอกสารลับที่สุดและลับมากนั้นส่งมอบโดยตรงให้แก่บุคคลที่ถูกระบุชื่อโดยเร็วแต่ถ้าเป็น
เอกสารที่ระบุต าแหน่งแล้ว ก็อาจพิจารณามอบให้แก่ส่วนราชการที่มีหน้าที่ด าเนินการในขั้นต้นแทนบุคคลที่
ถูกระบุต าแหน่งนั้นด าเนินการด่วนได้
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
