Page 24 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ

23

ส่วนที่ 2
หนังสือภายใน

ข้อ 12 หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกเป็น

หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และให้จัดท าตาม

แนบที่ 2 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
12.1 ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมี

รายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการ

เจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ ากว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วน
ราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

12.2 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจ าของเจ้าของเรื่อง ตามที่ก าหนดไว้ใน

ภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง ส าหรับหนังสือของคณะกรรมการให้ก าหนดรหัสพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้
ตามความจ าเป็น

12.3 วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี
พุทธศักราช ที่ออกหนังสือ

12.4 เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือ
ต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

12.5 ค าขึ้นต้น ให้ใช้ค าขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้ค าขึ้นต้น สรรพ

นาม และค าลงท้าย ที่ก าหนดไว้ในภาคผนวก 2 แล้วลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือ ชื่อบุคคลในกรณี
ที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับต าแหน่งหน้าที่

12.6 ข้อความ ให้ลงสาระส าคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์

หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ระบุไว้ในข้อ
นี้

12.7 ลงชื่อและต าแหน่ง ให้ปฏิบัติตามข้อ 11.10 และข้อ 11.11 โดยอนุโลมในกรณีที่

กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใด ประสงค์จะก าหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็
ให้กระท าได้

ส่วนที่ 3
หนังสือประทับตรา

ข้อ 13 หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม

ขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อก ากับตรา

คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]