Page 8 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ

7

ผู้จัดท าจึงน าเสนอแนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณ เฉพาะหัวข้อที่ส าคัญและปฏิบัติเป็นประจ า
ดังต่อไปนี้

การรับหนังสือ

การรับหนังสือ คือ การรับหนังสือจากส่วนราชการ หน่วยงานเอกชนและบุคคลซึ่งมีมาจากภายนอก

และภายใน หนังสือที่รับไว้แล้วนั้นเรียกว่า “หนังสือรับ” การรับหนังสือมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้
1. จัดล าดับความส าคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ เพื่อด าเนินการก่อนหลังละตรวจความถูกต้อง

ของเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ส่งออกหนังสือ เพื่อด าเนินการให้

ถูกต้องและบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน
2. ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

2.1 เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามล าดับทะเบียนหนังสือรับ

2.2 วันที่ ให้ลงวันที่ เดือน ปี ที่รับหนังสือ
2.3 เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ

ตัวอย่างแบบตรารับหนังสือ (ขนาด 2.5x5 เซนติเมตร)

ศูนย์คอมพิวเตอร์

เลขที่รับ ...........................................

วันที่ .................................................
เวลา .................................................

3. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้
3.1 ทะเบียนหนังสือรับ วัน เดือน พ.ศ. ให้ลง วัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน

3.2 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขล าดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงล าดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน

เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ
3.3 เลขที่หนังสือ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา

3.4 ลงวันที่ ให้ลงวันที่ เดือน ปี ของหนังสือที่รับเข้ามา
3.5 จาก ให้ลงต าแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีต าแหน่ง

3.6 ถึง ให้ลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี

ต าแหน่ง
3.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ

3.8 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
3.9 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) และลงชื่อแฟ้มที่จัดเก็บเอกสาร

คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]