Page 3 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 3
2
4.2 ความรู้เรื่องรหัส อักษรย่อประจ าหน่วยงานต่างๆ
4.3 ความรู้เรื่องธรรมชาติของหนังสือราชการคือระบบการน าเสนอหนังสือ
4.4 ความรู้เรื่องโครงสร้างหน่วยงานภายในสามารถเกษียนหนังสือเสนอให้หน่วยงานรับผิดชอบ
ได้อย่างถูกต้อง
ความหมายของานสารบรรณ
ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 6 ให้ความหมายของค าว่า
“งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง “งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่ การจัดท า การรับ การส่ง
การเก็บรักษา การยืม จนถึงการท าลาย” ซึ่งเป็นการก าหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่า
เกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน
แต่ง พิมพ์ จด จ า ท าส าเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ
ตอบ ท ารหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา คิดตามและท าลาย ทั้งนี้ต้องท าเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและ
มีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย และในปี พ.ศ. 2548 มีการประกาศระเบียบส านัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ โดยเพิ่มค านิยามของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของงานสารบรรณ ดังนี้
“อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใด
ในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีต่างๆ เช่นว่านั้น และ “ระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสาร ด้วยวิธีการทาง
อิเล็กทรอนิกส์”
จากความหมายของ “งานสารบรรณ” สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่า
เกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง เริ่มตั้งแต่
1. การผลิตหรือจัดท าเอกสาร (พิจารณา – คิด – ร่าง เขียน ตรวจร่าง – พิมพ์ ทาน ส าเนา –เสนอ –
ลงนาม)
2. การส่ง (ตรวจสอบ – ลงทะเบียนส่ง – ลงวัน เดือน ปี – บรรจุซอง – น าส่ง)
3. การรับ (ตรวจ – ลงทะเบียน – เสนอ – แจกจ่าย)
4. การเก็บรักษา และการยืม
5. การท าลาย
ปัจจุบันงานสารบรรณมีระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับ ได้แก่ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน
สารบรรณ พ.ศ. 2526 และ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2548 ซึ่งเป็นการเพิ่มเติม
ค านิยามเกี่ยวกับเอกสาร “อิเล็กทรอนิกส์” และค าว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์”
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
