Page 5 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ

4

ข้อแตกต่าง หนังสือภายนอก หนังสือภายใน และบันทึก
หนังสือภายนอก หนังสือภายใน บันทึก

1. ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ 1. ติดต่อระหว่างกรมหรือ 1.ติดต่อภายในกรมเดียวกน

ติดต่อกับหน่วยงานและบุคคล อื่น เทียบเท่าในสังกัดกระทรวง
เดียวกัน

2. ผู้ลงนามต้องเป็นหัวหน้าส่วน 2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วน 2.หัวหน้าส่วนราชการหรือ
ราชการระดับกระทรวง หรือผู้ได้รับ ราชการ ระดับกรม หรือผู้ได้รับ เจ้าหน้าที่ก็สามารถลงนาม

มอบหมาย มอบหมาย ได้

3. ใช้รูปแบบหนังสือภายนอกใช้ 3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน ใช้ 3. ใช้กระดาษบันทึก
กระดาษครุฑ มีเรื่อง เรียน และ กระดาษบันทึกข้อความ มีเฉพาะ ข้อความ หรือกระดาษอื่น

อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย(ถ้ามี) เรื่องกับเรียน ก็ได้อาจไม่มีเรื่องก็ได้

4. เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ 4. เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่ 4. เป็นทางการหรือไม่เป็น
ออกเลขที่ทุกครั้ง เป็นพิธีการน้อยกวา ทางการก็ได้ออกเลขที่

ภายใน หรือไม่มีเลขที่ก็ได้

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 5. พิมพ์หรือเขียนด้วย
ลายมือก็ได้

6. มีส าเนาคู่ฉบับและส าเนาครบถ้วน 6. มีส าเนาคู่ฉบับและส าเนา 6. อาจไม่มีส าเนาก็ได้

ครบถ้วน

3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วน

ราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อก ากับตรา ใช้กระดาษครุฑ ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วน

ราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องส าคัญ ได้แก่
- การขอรายละเอียดเพิ่มเติม

- การส่งส าเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร

- การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการส าคัญหรือการเงิน
- การแจ้งผลงานที่ได้ด าเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ

- การเตือนเรื่องที่ค้าง
- เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปก าหนด โดยท าเป็นค าสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา

4. หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่ก าหนดไว้ในระเบียบ เว้นแต่จะมีกฎหมายก าหนดแบบไว้

โดยเฉพาะมี 3 ชนิดได้แก่
4.1 ค าสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมายใช้กระดาษ

ตราครุฑ

คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]