Page 31 - คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ
P. 31
30
ส่วนที่ 7
บทเบ็ดเตล็ด
ข้อ 28 หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและด าเนินการทางสาร
บรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ
28.1 ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
28.2 ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
28.3 ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะท าได้
ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบน
หนังสือและบนซอง ตามที่ก าหนดไว้ในแบบที่ 1 แบบที่ 2 แบบที่ 3 และแบบที่ 15 ท้ายระเบียบ โดยให้ระบุค า
ว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือด่วน ส าหรับหนังสือตามข้อ 28.1 ข้อ 28.2 และข้อ 28.3 แล้วแต่กรณี
ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่ก าหนด ให้ระบุค าว่า ด่วนภายใน แล้วลง วัน
เดือน ปี และก าหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ กับเจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับ ซึ่งระบุบนหน้าซองภายใน
เวลาที่ก าหนด
ข้อ 29 เรื่องราชการที่จะด าเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน ให้ส่งข้อความทาง
เครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุ
โทรทัศน์ เป็นต้น และให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือในกรณีที่จ าเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือ ให้ท า
หนังสือยืนยันตามไปทันที
การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร
วิทยุกระจายเสียง หรือ วิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน
ข้อ 30 หนังสือที่จัดท าขึ้นโดยปกติให้มีส าเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีส าเนา
เก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ
ส าเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือ
ชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
ข้อ 31 หนังสือที่เจ้าของหนังสือเห็นว่า มีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วยโดย
ปกติให้ส่งส าเนาไปให้ทราบโดยท าเป็นหนังสือประทับตรา
ส าเนาหนังสือนี้ให้มีค ารับรองว่า ส าเนาถูกต้อง โดยให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้น
ไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจงและต าแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ
คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ : มะลิวรรณ [ปรับปรุง มีนาคม 2564]
